Registraturen
Ablagearten
| Stehend | Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|---|
| Stehsammlerregistratur |
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Schneller Zugriff und gute Übersicht bei Farbcodierung. Optimale Raumausnutzung. Terminierung und Signalisierung möglich. | Relativ hoher Aufwand bei Selbstbeschriftung. |
| Ordnerregistratur | 
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Sehr gute Übersicht bei gehefteten Unterlagen. Schneller Zugriff. Gute Raumausnutzung. | Durch Rückenbreite etwas unflexibel, Dokumente müssen gelocht werden. |
| Hängend | Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|---|
| Hängeregistraur (vertikal) |
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Schnelle Loseblatt-Ablage, dabei übersichtlich und besonders flexibel. Ideal direkt am Arbeitsplatz. Bedienung von oben optimal für Dokumente inaktueller Bearbeitungsphase. | Raumbedarf etwas größer durch Auszugsfläche. Spezialmöbel oder Umrüstung notwendig. |
| Pendelregistratur (lateral) |  |
Bei Farbcodierung sehr gute Übersicht, hohe Flexibilität. Sehr gute Raumausnutzung, Terminierung und Signalisierung möglich. |
Relativ hoher Aufwand bei Selbstbeschriftung. |
| Liegend | Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|---|
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Schnellhefter |
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Gut geeignet für Dokumente mit geringerem Umfang. | Da meist in Stapeln aufbewahrt sehr unübersichtlich, zudem kompliziert im Zugriff. Hoher Zeitaufwand beim Lochen. |
Hängeregistraturen
Hängehefter
Für die Ablage von gelochten Dokumenten.
Besonderheiten: Sehr gut geeignet für häufig bearbeitete Vorgänge. Für Ordnung und Zusammenhalt in den Unterlagen sorgt eine sichere Heftmechanik.
Anwendungsgebiete: Für Vorgangs- und Projektdokumente mit fester Reihenfolge des Schriftgutes. Ebenfalls empfehlenswert für Akten, die häufiger bearbeitet werden.
Hängemappe
Für die Ablage von ungelochten, losen Dokumenten.
Besonderheiten: Schnelle Ablage und Entnahme. Einfaches und komfortables Zusammenstellen von Projekt- und Vorgangsunterlagen ganz ohne Lochen der Dokumente.
Anwendungsgebiete: Für alle Dokumente, die jederzeit zur Hand sein sollen.
Hängetasche
Für die Ablage von ungelochten, losen Dokumenten – mit seitlichen Gewebefröschen.
Besonderheiten: Schnelle Ablage und Entnahme von Unterlagen. Gewebefrösche schützen die Dokumente vor seitlichem Herausfallen.
Anwendungsgebiete: Für Unterlagen, Vermerke und Notizen unterschiedlichster Formate.
Hängesammler
Für umfangreiche Drucksachen – mit breiter Boden- und Seitenbegrenzung.
Besonderheiten: Großes Fassungsvermögen sowie schnelle, unkomplizierte Ablage von umfangreichen Unterlagen.
Anwendungsgebiete: Für dickere Akten und für umfangreiche, gebundene Drucksachen wie Preislisten oder Kataloge.
Ordnung in den Registraturen
Farbcodierung
Das Auge findet schneller als die Hand. Dieses schlagende Argument verhalf dem System der Farbcodierung zum Durchbruch. Eine Farbcodierung weist jedem Stamm, Ast und Zweig in Ihrem Unternehmen eine eigene Farbe zu, so dass eine hierarchische Suche ein schnelles Finden einzelner Dokumente auch unter hunderten von Ordnern ermöglicht. Eine Farbcodierung kann Ihre Zeit, die Sie zum Suchen aufwenden, um bis zu 50 % verkürzen, senkt so die Gesamtkosten und schafft damit wertvolle Freiräume für wichtigere Aufgaben.
Farbcodierungen können Sie:
- nur mit Hilfe eines gewöhnlichen PCs und Druckers selbst erstellen,
- unter Verwendung von besonders stabilen Haftnotizen (Post-Its) schnell an Registraturen befestigen,
- oder bereits fertig von verschiedenen Anbietern mit dazugehöriger Software bestellen.
Barcodes
Barcodes sind bei der Aktenverwaltung, insbesondere aber auch bei der Archivierung von Dokumenten von unschätzbarem Wert. Im Barcode kann z. B. eine Kunden-Nr., die Lieferschein-Nr., Rechnungs-Nr., Auftrags-Nr. und/oder eine Artikel-Nr. verschlüsselt sein. Barcodes ermöglichen ein effektives Zuordnen von Dokumenten innerhalb Ihres Ordnungssystems.
