Aktenvernichter kaufen – Infos und Tipps

Um vertrauliche berufliche oder private Dokumente sicher zu entsorgen, Kundendaten zu schützen und gesetzliche Datenschutzrichtlinien (DSGVO, BDSG) einzuhalten, kommen sowohl im Büro als auch zu Hause elektronische Aktenvernichter zum Einsatz. Die Auswahl des passenden Schredders ist dabei aufgrund des großen Angebotes oft nicht einfach. Wir haben die wichtigsten Kriterien zusammengestellt, die Sie beim Kauf beachten sollten.

Zu den zwei Hauptkriterien beim Aktenvernichter-Kauf zählen die Schnittart und die Sicherheitsstufe des Gerätes.

Das Schneidwerk ist das Herzstück eines jeden Aktenvernichters. Hierbei gibt es zwei verschiedene Varianten: Schneidwerke für Streifenschnitt oder für Partikelschnitt.

Der Streifenschnitt ist die einfachste und wohl bekannteste Schneidetechnik, bei der einzelne Dokumente der Länge nach in gleichmäßige, je nach Sicherheitsstandard 2 bis 12 mm dünne Streifen geschnitten werden. Die Kosten für entsprechende Geräte sind verhältnismäßig gering. Allerdings ist die Datensicherheit auch nicht besonders hoch, da die Dokumente mit gewissem Zeitaufwand wiederhergestellt werden können. Daher sind Aktenvernichter mit Streifenschnitt in erster Linie für den privaten Gebrauch zu empfehlen.

Der Partikelschnitt, auch Kreuzschnitt oder Cross Cut genannt, kommt hingegen immer dann zum Einsatz, wenn ein Aktenvernichter höheren Sicherheitsstandards gerecht werden muss. Bei ihm wird das Schriftgut nicht nur vertikal, sondern auch horizontal geschnitten, sodass nur noch winzige Papierschnipsel im Auffangbehälter landen. Diese lassen sich je nach Sicherheitsstufe nur schwer bis gar nicht mehr zusammenzusetzen und gewährleisten so eine deutlich sicherere Vernichtung. Darüber hinaus reduziert sich das Volumen des Schnittguts, wodurch diese Variante recht platzsparend ist. Im Gegenzug sind diese Geräte jedoch teurer in der Anschaffung als Schredder mit Streifenschnitt.

Das zweite bedeutende Auswahlkriterium beim Aktenvernichter-Kauf stellt die Sicherheitsstufe des Gerätes dar.

Sämtliche in Deutschland erhältliche Aktenvernichter sind entsprechend der Datenträgervernichter-Norm DIN 66399 auf Basis des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-DSGVO in eine von sieben Sicherheitsstufen – die sogenannten P-Level – eingeordnet. Die einzelnen Klassifizierungen unterscheiden sich dabei im Grad der Zerkleinerung sowie der damit verbundenen Rekonstruktionsfähigkeit der vernichteten Dokumente. Grundsätzlich gilt: Je höher das P-Level, desto kleiner das entstandene Schnittbild und desto größer ist der Aufwand Dokumente wiederherzustellen.

Vor dem Kauf Ihres neuen Aktenvernichters sollten Sie sich daher genau fragen, welches Sicherheitslevel dieser zwingend erfüllen muss, um Ihre Daten und Dokumente sicher zu vernichten. Für eine DSGVO-konforme Vernichtung personenbezogener Daten ist ein Schredder mit Sicherheitsstufe P-4 oder höher erforderlich.

Neben den Schnittvarianten und der Sicherheitsstufe des Aktenvernichters spielt insbesondere auch die Leistungsfähigkeit des Gerätes eine Rolle. Vor dem Kauf sollten Sie sich überlegen, wie viele Personen den Schredder künftig nutzen, wie viele und welche Materialien verarbeitet werden sollen und welche Formate die von Ihnen zu vernichtenden Dokumente haben. Anschließend können Sie Ihren neuen Aktenvernichter anhand folgender Kriterien auswählen:

• Materialien zum Schreddern: Viele Schredder können nicht nur Papier, sondern auch andere Materialien wie beispielsweise laminierte Seiten, CDs/DVDs und Plastikkarten vernichten. Idealerweise sollten Aktenvernichter zumindest Büroklammern schreddern, damit diese das Schneidwerk nicht beschädigen.
• Formate zum Schreddern: Die meisten Aktenvernichter sind auf das Papierformat DIN A4 ausgelegt. Sollten Sie öfter größere Formate wie DIN A3 schreddern müssen, empfiehlt es sich auf entsprechende Modelle zurückzugreifen. Wer häufiger kleine Formate oder Datenträger vernichten muss, profitiert von Aktenvernichtern mit verstellbarem Einzug.
• Schnittleistung: Abhängig von Hersteller können Aktenvernichter unterschiedlich viele Blätter in einem Arbeitsschritt vernichten. Je nachdem, wie viele Dokumente Sie regelmäßig schreddern, sollten Sie dies beim Kauf beachten.
• Schnittgeschwindigkeit: Die Schreddergeschwindigkeit gibt an, wie schnell einzelne Dokumente geschreddert werden. Hier gilt: Je leistungsstärker der Motor, desto schneller werden die Dokumente vernichtet.
• Betriebsdauer: Viele Aktenvernichter sind nur für einen Dauerbetrieb von wenigen Minuten ausgelegt und benötigen anschließend eine Pause zum Abkühlen. Für den privaten Gebrauch und die gelegentliche Nutzung im Büro reicht dies aus. Wenn Sie jedoch regelmäßig mehr Dokumente und Akten vernichten müssen, sollten Sie auf ein Gerät zurückgreifen, dass eine längere Betriebsdauer aufweist.
• Auffangvolumen: Je nachdem, wie viele Personen das Gerät nutzen, sollte der Aktenvernichter mit einem dementsprechend großen Auffangbehälter ausgestattet sein.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Kriterien und Funktionen, die Sie bei der Kaufentscheidung berücksichtigen sollten:

• Geräuschpegel: Gerade billige Aktenvernichter entwickeln oft eine enorme Lautstärke, die die Arbeitsatmosphäre stören kann. Viele qualitativ hochwertigere Modelle hingegen verfügen über leise arbeitende Motoren, die einen niedrigen Geräuschpegel garantieren. Einige Hersteller wie Leitz bieten mittlerweile sogar flüsterleise Modelle an, die für den Einsatz in ruhigen Arbeitsumgebungen ideal geeignet sind.
• Mobilität: Für einen leichten Transport bzw. variable Einsatzorte empfehlen sich Aktenvernichter mit Rollen. Auch bei größeren und schweren Schredder-Modellen sollten Sie auf die Transportmöglichkeiten achten.
• Auto-Start-Stopp-Funktion: Aktenvernichter mit dieser Funktion sind praktisch, da sie automatisch starten, wenn Papier zugeführt wird und nach dem Ende der Papierzufuhr auch automatisch wieder abschalten.
• Papierstauverhinderung: Die meisten modernen Aktenvernichter sind heute mit einem Vor- und Rücklauf-Schalter ausgestattet, der dazu dient Papierstaus zu vermeiden. Einige Modelle verfügen sogar über eine sogenannte Anti-Papierstau-Technologie mit automatischer Rückführung, die Papierstaus zuverlässig verhindert.
• Abschaltautomatik: Auch eine stromsparende Abschaltautomatik ist bei vielen Aktenvernichtern mittlerweile serienmäßig mit dabei. Hierbei wird das Gerät nach einer gewissen Zeit ohne Nutzung (z. B. 30 Minuten) automatisch ausgeschaltet. Wird das Gerät wieder benutzt, dauert es dann allerdings meist ein paar Sekunden, bis es wieder einsatzbereit ist. Die Zeiten variieren dabei von Hersteller zu Hersteller.
• Kindersicherung: Für das Home Office sind ferner Aktenvernichter mit Kindersicherung empfehlenswert.